Íme, a válasz arra, miért mindig csütörtökön és pénteken jönnek a Sürgős Feladatok

–

Miért nem hagynak minket békén?!

Nem tudom, észrevettétek-e, de ami egész héten ráért, csütörtök vagy péntek délután hirtelen őrülten fontos lesz. Azonnal meg kell csinálni, meg kell rendelni, ki kell szállítani, fel kell hívni, meg kell írni, el kell rendezni és egyáltalán… hogy lehet, hogy még mindig nem készült el?! – noha egész héten nem szólt róla a kutya se.

Ilyenkor a rendes sztahanovista élmunkás idegbajt kap, tisztelteti a főnöke kedves mamáját, majd munkaidő vége előtt húsz perccel – belül sírva vagy artikulálatlanul üvöltve – nekiáll a Rendkívül Fontos Feladatnak. Tudjátok, annak, ami senkinek sem hiányzott egész héten át. 

A négynapos munkahét dicsérete

Köztudomású, hogy a hatórás munka valójában napi nyolc, a nyolcórás munka valójában kilenc-tíz óra munkát jelent – legalábbis nálunk. Ha ehhez hozzáadjuk a napi egy-két óra utazással töltött időt, a helyenként hatnapos munkaheteket és a tényt, hogy nem minden főnök számára világos, hogy a munkavállaló nem rabszolga – ergo a szabadideje az övé –, arra juthatunk, hogy tulajdonképpen folyton dolgozunk.

Lazulásnak helye nincs! Hiszen ha nem az irodában vagy a műszakban, akkor a háztartásban, a kertben vagy szülői szerepekben gürcölünk. Annak ellenére, hogy

már Henry Ford is tudta: minél több időt töltünk munkával, annál kevésbé vagyunk hatékonyak.

Na de mi lehet a megoldás a munka-magánélet egyensúlyának megtalálására? Szakértők szerint a négynapos munkahét, mely alkalmas a produktivitás növelésére, a munkaerőhiány orvoslására, az optimalizált erőforrás felhasználásának kialakítására, ráadásul csábítóbb munkakörülményeket is kínál.

A négynapos munkahét eredményességének vizsgálatára kísérletek zajlanak Portugáliában, az USA-ban, Németországban, Új-Zélandon, de még hazánkban, vagy a munkamániás túlteljesítésről ismert Japánban is. Az eredmények mind egy irányba mutatnak: kevesebb munkaóra = boldogabb, egészségesebb, hatékonyabb munkavállaló.

Persze ez még nem jelenti, hogy máris mindenhol 30-32 órás munkahétnek örülhetünk. Azt azonban igen, hogy a munkavégzésünk során figyelembe vehetjük azokat a tudományos eredményeket, melyek segítségével könnyebben gyűrjük le a munkahegyeket.

Öt érdekes tény a munkáról

Valahogy természetesnek tűnik, hogy suliba járunk, aztán tanulunk, gyakornokoskodunk, majd dolgozni kezdünk, és az életünk egymáshoz hasonló napok gyors egymásutánjának tűnik. Egy kicsit mindig minden ugyanolyan – miközben minden nap tartogat örömöket és bosszúságokat egyaránt.

Sokan nem tudják azonban, hogy a látszólagos monotónia mögött meghúzódnak bizonyos mintázatok és szabályszerűségek, melyeket tudatosan használva javíthatunk eredményességünkön és akár megéléseinken is. 

Szóval hoztam öt érdekes tényt, amelyet talán még te sem tudtál a munkáról. (De majd most!)

1. A szomorú-szorongós vasárnap tényleg létezik

A sunday anxiety, vagy más néven hétkezdési szorongás létező jelenség, melynek következtében a hétvége utolsó órái veszítenek fényükből, a hétfő pedig egyre fenyegetőbbnek tűnik.

Ez a jelenség az oka annak is, hogy sokan vasárnap este már átnézik az e-mailjeiket, csekkolják a céges eseményeket vagy kapcsolatba lépnek a kollégáikkal egy-egy tisztázatlan kérdés átbeszélésre. Erre azonban semmi szükség!

Ha fontos számunkra, hogy előre tudjuk, mit tartogat a jövő hét, érdemes táblázatot készíteni, színkódolni vagy falinaptárt vezetni, de a hét utolsó napját a munkára fordítani – és vele a családtól és önmagunktól időt elvenni – nem a legjobb ötlet.

2. Kedden vagyunk a leghatékonyabbak

A hétfő valójában a hétvége folytatása, ezért sokaknak okoz gondot felvenni a ritmust. Vannak, akik az előző heti elmaradásokat göngyölítik fel, mások a tervezésre fókuszálnak, meetingeket tartanak vagy ellenőrzéseket végeznek.

Egy kis érdekesség: a munkahelyi heti energiánk mintegy 25 százalékát hétfőn használjuk fel, kedden azonban egyenesen brillírozunk! Ekkor ugyanis szuperhatékony módon a teljes heti munkánk 35 százalékát végezzük el. Tehát ezen a napon érdemes belekezdeni valami igazán energiaigényes projektbe.

3. Egy nyolcórás munkanapon átlag három órán át vagyunk produktívak

A munkaundoritisz, a nem-tudom-összeszedni-magam életérzés és a koncentráció hiánya általános probléma, mely a legtöbb munkavállalónál jelentkezik. Ennek oka, hogy az emberi agy képtelen folyamatosan egyetlen tevékenységre fókuszálni. Vagyis, miközben nyolc órát ülsz az íróasztalod mellett, szerencsés esetben is csak legfeljebb hatórányi munkát végzel el.

A kreatív-alkotó munkát végző szakembereknek még ennyi se jut:

átlag három órányi munka után „leereszt” az agy.

És hogy akkor mégis mit csinálunk munkaidőben munka helyett?

A kutatási eredmények szerint átlagosan 65 percet töltünk híroldalak olvasásával, 44 percen át csatangolunk a közösségi média különféle felületein, munkahelyi csevegésre kábé 40 percünk megy el, kávé és tea készítésre pedig átlagosan 17 percet fordítunk. Szóval mondhatjuk, hogy tényleg bármit csinálunk, csak dolgozni ne kelljen.

4. A hatékonyság kulcsa a tudatosság

Nyilvánvaló, hogy senki sem akar a szükségesnél több időt a munkahelyén tölteni – ahogy az is, hogy az előirányzott feladatokat így is, úgyis el kell végezni időre. Mit tehetünk, hogy tényleg el is készüljenek? Tervezzünk!

A legtöbb időt úgy spórolhatjuk magunknak, ha előre blokkolunk bizonyos időszakokat a naptárunkban, melyeket kizárólag hatékony munkavégzésre fordítunk. Ha ilyenkor nem nyitjuk meg az e-mailjeinket, nem vesszük fel a telefonunkat és kiiktatjuk minden zavaró interakció lehetőségét, valódi, vegytiszta munkaidőt nyerhetünk.

Ugyanilyen fontos az is, hogy priorizáljunk, listázzunk, és ha lehet, delegáljunk. Így mindig tudni fogjuk, mi a legégetőbb feladat – és azt is, mivel hol tartunk éppen.

5. A péntek a kukába való

Ha pénteken már csak számoljuk a perceket, hogy mikor lesz vége az egész heti őrületnek, megnyugodhatunk: nem vagyunk egyedül! Texas A&M Egyetem kutatói kimutatták, hogy

a délután utolsó óráiban, valamint pénteken – azon belül is péntek délután – jelentősen veszítünk a hatékonyságunkból, és lényegesen több hibát követünk el, mint más napokon.

Akkor mégis miért, de komolyan, miért mindig késő délután és pénteken ömlenek be a sürgős feladatok? 

A megoldás: a Parkinson-törvény

A Parkinson ismerős, de törvényről még csak nem is hallottál, igaz? Vagyunk így egy páran! Pedig a Parkinson-törvény hatásait a legtöbben saját bőrünkön tapasztaljuk, itt az ideje, hogy mindannyian megismerkedjünk vele.

Parkinson törvénye kimondja, hogy

„minden munka elvégzéséhez pontosan annyi időre van szükség, amennyi az adott feladatra rendelkezésünkre áll.”

Azaz, ha a főnök kiad egy feladatot, amit csak két hét múlva kell leadni, az első héten még javában lébecolunk: olvasgatjuk a szakirodalmat, nézegetjük a táblázatkezelőt, de az is lehet, hogy még csak eszünkbe sem jut. Helyette arra fókuszálunk, ami éppen ott, éppen akkor a legfontosabb.

(Meg se mondom, hogy én például a leadás előtt mennyivel írom ezt a cikket, pedig kiválóan alátámasztaná az elméletet, amit épp most tervezek felvázolni.)

Aztán, ahogy közeledik a leadási határidő, úgy nő az időnyomás és vele együtt a stressz: hirtelen dolgozni akarunk a projekten, a végére akarunk érni, és ha lehet, mindenki azonnal hagyjon minket békén, hiszen most Fontos Dolgunk Van, Ami Nem Tűr Halasztást.

(Ergo beteg lesz a gyerek, hányni kezd a macska, bekrepál a laptop vagy piros hó kezd hullani. Mindegy is, de hogy valami történik, az tuti – ez a szerző megjegyzése, semmi köze a Parkinson-törvényhez.)

Vagyis a Csütörtökön És Pénteken Délután Érkező Levelek misztériumának nyitja a tény, hogy jön a hétvége. Ami mindenkit arra sarkall, hogy varázsütésre minden problémát megoldjon, és elgörgesse a malomköveket a saját nyugodt pihenése útjából. Szenvedjen vele más, ugyebár. 

Ami tényleg segít

Tudom-tudom, ezzel még nem találtam fel a spanyolviaszt. De azért van néhány tipp, amit érdemes megfontolni.

1. Tervezd meg a munkahetet előre!

Ütemezd a feladatokat, és becsüld meg előre, mennyi időt vesznek majd igénybe! Ez segít, hogy eleve tudatosabb légy a rendelkezésre álló idő hatékony felhasználásában. Ha utána rögzíted magadnak, hogy mivel mennyi időt töltöttél, egy-két hétnyi önmonitorozás után látni fogod, hogy mi mennyi idődet veszi igénybe valójában.

Vagyis, ha ügyesen tervezel és hatékonyan dolgozol, nem te leszel az, akit a többiek utálni fognak az utolsó percben érkező feladatok miatt.

2. Tűzd ki a saját határidődet!

Vannak olyan feladatok, amikre hosszabb idő áll rendelkezésre, míg másokat azonnal el kell végezni. Sokat segíthetsz magadnak, ha minden egyes munkanapba eleve betervezel néhány vész esetén felhasználható negyedórát. Ahogy azzal is, ha saját, kvázi belsős határidőket alkalmazol. Így ha valamilyen furcsa, megmagyarázhatatlan és teljességgel lehetetlen okból le is csúszol róla, még mindig ott van a végső határidő, amit már sikerül tartani.

3. Próbáld ki a Pomodoro-technikát!

A Pomodoro-technika egy időgazdálkodási módszer, melyet a nyolcvanas években egy Francesco Cirillo nevű egyetemista fejlesztett ki, akinek nehézséget okozott a fókuszálás. Némi kísérletezés után azonban rájött, hogy ha 25 percig intenzíven odafigyel arra, amit csinál, majd öt percnyi szünetet tart, nem fárad el, és eredményesebben jut el az egyes projektek végéig.

Vesztenivalód semmi, szóval próbáld ki bátran!

Hogy mit kezdj a csütörtökön és pénteken beáramló levélhalommal? Olvasd el, priorizálj, aztán amit csak lehet, hagyj a jövő hétre. A hétvége neked is jár!

Források: ITT, ITT, ITT, ITT, ITT, ITT és ITT

Kiemelt képünk illusztráció – Forrás: Getty Images/ Peopleimages

Z. Kocsis Blanka