Az e-mail egy sárkány, aminek folyton új feje nő – Harc a nulla olvasatlan levélért

–

Az online kommunikáció nyomasztó azonnalisága

Sokan úgy dolgozunk, hogy a böngészőnkben állandóan meg van nyitva a postafiókunk meg a közösségi médiás profiljaink (kár tagadni). Ezáltal hamar észleljük, ha levelünk, üzenetünk érkezik, ugyanakkor vizsgálatok azt mutatják, átgondolandó ez a gyakorlat. Kiderült ugyanis, hogy az a figyelemelterelés, amelyet a munka közben kapott e-mailek, vagy cset- és SMS-üzenetek jelentenek, jobban igénybe veszi a koncentrációnkat, mint a kannabisz: átmenetileg tíz ponttal is csökkenhet az IQ-unk, ha a feladataink teljesítése közben megzavarnak minket, egy-egy ilyen alkalom után pedig akár húsz percig is eltarthat, mire újra felvesszük a fonalat az eredeti tevékenységünkben.

Rengeteg frusztrációhoz vezet az is, ha azt éljük meg, hogy egyszerűen képtelenek vagyunk a többi teendőnkkel foglalkozni, mert egész nap levelekre válaszolgatunk. 

Az e-mailekhez való nonstop hozzáférés – akár asztali gépen, laptopon, mobilon vagy okosórán – folyamatos készenléti állapotban tart minket. Amikor a postaládánkban, vagy az azt jelző ikonon megvastagított számokat látunk, az automatikusan növeli a stressz-szintünket, és cselekvésre késztet minket.

Azt jelzi, hogy lezáratlan feladatunk van. Olyan ez, mint a pszichológiában jól ismert Zeigarnik-effektus.

Bluma Zeigarnik orosz pszichológus évtizedekkel ezelőtt azt vette észre, hogy a pincérek sokkal jobban emlékeznek azokra a rendelésekre, amelyeket még nem fizettek ki a vendégek. Azóta számos kutatásban megerősítették, hogy a befejezetlenség nem hagy nyugodni minket. Ellenben az, hogy látjuk csökkenni a beérkező leveleink melletti számot, a jutalom-érzés kialakulásában szerepet játszó dopaminnal árasztja el a szervezetünket, és a kontroll érzetét adja. Ezért is olyan nehéz ellenállni, ha látod, hogy új leveleid jöttek. 

Mennyi az annyi? 

Azzal párhuzamosan, hogy egyre több helyen lett elérhető az internet, világszerte évről évre nőtt az elküldött és a fogadott e-mailek száma. Míg egyes becslések szerint 2020-ban 306,4 milliárd elektronikus levelet váltottak egymással az emberek naponta (!), addig 2025-re ez az érték várhatóan 376,4 milliárdra fog emelkedni. Hiába népszerűek a különböző üzenetküldő és cset-alkalmazások, hiába a közösségi média térnyerése, az e-mailezés megőrizte központi szerepét a digitális kommunikációban. 2025-re az e-mailezők száma várhatóan el fogja érni a 4,6 milliárdot, ez pedig 600 ezer plusz felhasználót jelent majd a 2020-as adatokhoz képest.

A Facebook, az Insta vagy a TikTok népszerűsége ellenére az amerikai tinédzserek 78 százaléka használ e-mailt, a munkavállalók 90 százaléka pedig legalább néhány óránként ellenőrzi a postafiókját. Nem ritkán a vécén ülve (48 százalék) teszik ezt, vagy az ágyban (50 százalék). Szóval ha neked is az az első dolgod, hogy ébredés után elkezded nyomogatni a telefonodat, nem vagy egyedül. Az e-mailek ma már jóformán bárhol elérhetnek minket, ezért nem mindegy, hogyan viszonyulunk hozzájuk.   

Mit árul el rólad a postafiókod?

A bejövő leveleid állapota összefügghet azzal, amekkora rendet a szekrényedben vagy az íróasztalodon tartasz. Hajlamos vagy gyűjtögetni dolgokat? Mennyire fontos neked, hogy mindennek meglegyen a helye? Könnyen elengeded, amire már nincs szükséged, vagy inkább őrizgeted, hátha jó lesz még valamire? Ahelyett, hogy alapjaiban számolnád fel a káoszt, beéred azzal, hogy csak az irat- vagy ruhakupac legtetejét használod? Az e-mailjeink kezelése hasonló tényezőkre vezethető vissza: egyrészt a mindenkori helyzetre (mennyi időnk, kapacitásunk van ezzel foglalkozni), másrészt olyan belső tulajdonságokra, amelyeknek a szervezettséghez, a halogatáshoz, a perfekcionizmushoz, a kontrolligényhez, a szorongáshoz, az elengedéshez, vagy ezek kombinációjához van köze. 

Típusok vannak

Bár az e-mailekhez való viszony alapján fel szoktak állítani különböző kategóriákat, ezek a típusok inkább anekdotikus tapasztalatokon alapulnak, semmint tudományos kutatásokon. A teljesség igénye nélkül, érdemes lehet közülük párat megemlíteni, hátha magadra ismersz, és ez alapján elindulhatsz a változás útján.   

• A perfekcionista. Általában zéró toleranciája van az olvasatlan levelekkel szemben. Meghatározott időpontokban, szervezett módon foglalkozik a leveleivel, gyorsan hoz döntést azzal kapcsolatban, mit válaszoljon meg, mit és hogyan tegyen félre. Ugyanakkor jellemző lehet rá, hogy olyan leveleket is megcsillagoz vagy fontosnak jelöl, amelyekkel reálisan nézve szinte biztos, hogy nem lesz ideje foglalkozni. Mivel szeretne mindenben maximálisan helytállni, nehezen priorizál a levelei között, illetve alig-alig delegálja azokat a kollégáinak. 

• A halogató. A nulla olvasatlan levél kedvelt cél lehet azok körében is, akik elodázzák a többi, gyakran bonyolultabb vagy nagyobb kihívást jelentő feladataikat. Az e-mailek megválaszolgatása ebben az esetben pótcselekvés: azt az érzetet kelti, hogy haladunk a dolgainkkal, miközben olyan feladatok várnak ránk, amikre nehezen vesszük rá magunkat. 

• Az iktató. Ő az, aki szűrők, címkék és mappák segítségével lesz úrrá a felforduláson. Régi levelezéseket is pillanatok alatt képes előkeresni, noha hajlamos olyan dokumentumokat is archiválni, amelyekre várhatóan soha senkinek nem lesz szüksége többé… vagy ki tudja?

• A free spirit (szabad lélek). Nem ritkán több ezer olvasatlan e-mailje van, de ez nem kelt benne különösebb frusztrációt. A számára fontos emberekkel – legyen szó munkahelyi vagy magánéleti kapcsolatokról –, más módokon kommunikál. Ő az a típus, aki nem küld e-mailt, hogy mikor hívhat fel, hanem egyszerűen rád csörög, ha szeretne valamit. Lazasága és közvetlensége, ami alapvetően pozitív, sajnos néha neked jelent többletmunkát, hiszen ha írásban kell rögzíteni valamit, vagy infókat továbbadni egy harmadik személynek, azt általában te végzed el. 

• A túlterhelt. Előfordulhat, hogy valakinek esélye sincs lépést tartani a megkeresései tetemes számával, vagy le is mondott arról, hogy minden egyes levélre válaszoljon. Magas beosztásokban gyakoribb, már csak azért is, mert ilyenkor az illető számíthat arra, hogy a kollégái figyelmeztetni fogják a fontosabb levelekre, vagy az üzenet küldője fogja többször megbökdösni a válaszért.  

• A romantikus. Kiveszőben lévő fajta, olyan személy, aki könnyen visszakereshető módon őrizgeti a szerelmétől, a családtagjaitól, a barátaitól vagy a tanáraitól kapott leveleket. Minden olyan e-mailt, amely jelentett számára valamit, amiben mások az elismerésüket, érdeklődésüket fejezték ki vele kapcsolatban, vagy megosztottak vele valami fontosat.    

Lenullázni vagy kezelni? 

A 2000-es évek elején egy Amerika-szerte híres életmódguru, Merlin Mann alkotta meg a Zero Inbox fogalmát. Arról írt könyvet, hogyan tudja valaki a lehető leghatékonyabban áttekinteni a leveleit, hogy utána más, számára fontosabb dolgokkal is foglalkozhasson. Ebben persze benne volt az az alapfeltevés, hogy az e-mailezés nem a munkád legfajsúlyosabb része, pedig ez nem feltétlenül van így. Érdemes azt is hangsúlyozni, hogy

az e-mailekkel töltött idő semmi esetre sem üresjárat, hanem értékes munkatevékenység. Ettől még nem mindegy, mennyi energiát vesz el tőlünk. 

Ezzel együtt is, ma már egyre többen gondolják azt, hogy az Inbox Zeróra való törekvés nem a legjobb célkitűzés, hiszen a sikert és a produktivitást egy rendezett postafiókkal teszi egyenlővé, holott az összes bejövő e-mail feldolgozása nem mindig reális opció: az agyunkat nem úgy tervezték, hogy fel tudja venni a versenyt a levelezőrendszerek tárolókapacitásával. Hiába olvasunk el egy levelet, jön helyette három másik, ráadásul párhuzamosan figyelnünk kell további kommunikációs csatornákat is: a Slacket, a Zoomot, a Facebookot, az Instát, a Twittert, a Teamset… hogy csak párat említsünk. Ha pedig érkezik egy üzenetünk, akár munkaidőn kívül is, óriási a nyomás rajtunk, hogy válaszoljunk.  

Ezeket szokták javasolni

Az emberek többsége sajnos csak kevés segítséget kap abban, hogyan kezelje az e-mailjet, illetve milyen alapelvek mentén biztosíthatja azt, hogy a másik online életét is megkönnyíthesse. Ezeket az ismereteket, technikákat nem tanuljuk az iskolában. Pedig ahhoz, hogy boldogulni tudjunk, elengedhetetlen, hogy kifejlesszünk egy rendszert, amelyet folyamatosan finomítgatunk – jobb esetben a kollégáinkkal közösen.

• Nulladik lépés: mi való e-mailbe? Érdemes tiszta elvárásokat megfogalmazni azzal kapcsolatban, egyáltalán mi a célunk a levelezéssel. Előfordulhat, hogy csetelésre, ötletelésre, értekezletek megszervezésére más, hatékonyabb platformokat érdemes használatba venni. 

• Szűrés. Biztos, hogy az összes olyan hírlevélre szükséged van, amelyre fel vagy iratkozva? Minden olyan levélszálon rajta kell lenned, amire ráraknak? Beszéljétek meg, milyen típusú e-maileken pontosan kiknek kell szerepelni a munkatársak közül. 

• Használd bátran a „Válasz mindenkinek” funkciót. Ha nem teszed, a másiknak kell folyton továbbítgatni az üzeneteket, vagy visszapakolgatni a többieket… ez eléggé fárasztó. 

• A kitettség korlátozása. Határozd meg, milyen napszakokban, napokon nem olvasol e-maileket! Ezt a kollégáiddal is egyeztessétek! Ilyenkor kapcsold ki az értesítéseket a telefonodon és az okosórádon is! 

• Gyors döntések meghozatala. Egy e-maillel valójában öt dolgot lehet csinálni: törölni (vagy megnyitni és úgy hagyni), megválaszolni, delegálni, elhalasztani vagy végrehajtani (és ennek tényét megírni válaszban). A lényeg, hogy minél hamarabb el tudd dönteni, mit kezdesz vele. Ami hamar teljesíthető, azt nem érdemes halogatni. Ami több időt, energiát, utánajárást igényel, azt tedd félre! Valamilyen módszerrel (csillagozás, címkézés), jelöld meg! Persze nagy segítség, ha eleve olyan levelet kapsz, aminek lényegretörő, informatív, visszakereshető tárgya van. 

• Egy e-mail, egy téma. Gyakran előfordul, pláne, ha sokan vannak egy e-mail-szálon, hogy az egyik résztvevő belekezd egy új témába. Érdemes ezt egy külön szálban megtárgyalni, vagy mérlegelni, hogy összetett kérdések esetén inkább szóban, vagy más platformon folytatjátok az egyeztetést, amelynek lényegi következtetéseit írásban rögzítitek. 

• Ha több száz olvasatlan e-mailed van, légy bátor, határozz meg egy időpontot, és az azt megelőző leveleket egyszerűen töröld ki vagy tedd olvasottá! Ha évek óta nem merül fel, hogy reagálni kellene rájuk, akkor jó eséllyel nem aktuálisak.  

Ne szemetelj – a digitális térben sem!

Az e-mailek mennyiségének visszaszorítása, illetve a már meglévő levelezés rendszeres törlése a környezetvédelem miatt is fontos. Bár hajlamosak lehetünk azt gondolni, hogy az internet magától működik, távoli adatközpontok gépei gyakorlatilag éjjel-nappal azért berregnek, hogy az adatainkat tárolják az online térben.

Az egész IT-szektor elképesztő mennyiségű áramot fogyaszt, amelyet sok esetben fosszilis tüzelőanyagok égetéséből biztosítanak. 

Természetesen az online forma ma már a munkánk, az életünk nélkülözhetetlen része, ezeken a csatornákon osztunk meg tudást, információkat egymással. Ugyanakkor érdemes azon dolgoznunk, hogy pár egyszerű szempont figyelembevételével minél zöldebbé tegyük az internethasználatunkat. Ezek közé tartozhat, ha legalább a szükségtelen e-mailekről le tudunk mondani. 

Milanovich Domi

Kiemelt képünk illusztráció – Forrás: Getty Images/fizkes