Mikor készül már el, Parkinson?!

1955-ben jelent meg a brit Economist hasábjain Cyril Northcote Parkinson szellemes írása, amelyben megfogalmazta az azóta (tévesen) Parkinson törvényeként elhíresült teóriáját: „A munkavégzést mindig addig húzzák, hogy kitöltse az elvégzendő feladatra rendelkezésre álló időt.” Azaz, ha nekem egy teljes hetem van arra, hogy megírjam a WMN-re A határidő a legjobb múzsa – Avagy: miért vagyunk képtelenek bármivel is idejében végezni? című cikkemet, akkor annak elkészülte egészen pontosan egy hétig fog tartani. Első körben nyilván utánaolvasok a szakirodalomnak, pszichológiai könyveket bújok, talán még a könyvtárba is elmegyek, hogy ne csak az online fellelhető anyagokkal bővítsem a tudásomat, körbekérdezem az ismerőseimet az időmenedzselési szokásaikról, közben természetesen hosszasan elbeszélgetek a témában a kollégáimmal is ebédidőben, és rászánom az időt, hogy alaposan megválaszoljam a hozzám ennek kapcsán beérkező leveleket, üzeneteket, hogy aztán leadás előtt egy órával még kétségbeesett e-maileket küldözgessek a heti felelős szerkesztőnek, halasztásért könyörögve.

A valóság azonban persze nem így néz ki, tudom, hogy ezt a cikket muszáj leadnom időre (főleg, mert én vagyok a heti felelős szerkesztő), és a ráfordítható időm is messze-messze kevesebb egy hétnél. (Hogy ebben a szűkös keretben létrejön-e az anyag, az remélhetőleg kiderül a cikk végére.)

Az időmilliomos néni esete

Parkinson maga egy sokkal szélesebb körben érthető példát hoz az időkezelés és a feladatok időigényének illusztrálására: vegyünk egy idős hölgyet, aki képeslapot szeretne küldeni az unokahúgának.

Erre a feladatra aztán el is megy egy fél napja, hiszen ki kell választania a megfelelő lapot, meg kell keresnie a szemüvegét, megfogalmazni a szöveget, majd eldönteni, vigyen-e magával esernyőt a postára, vagy sem.

Még egy utolsó, ezúttal filmes példát hadd mondjak – de hát az időmből kitelik (remélem…): az Egy fiúról című moziban az aranyifjú Will Freeman (Hugh Grant alakításában), aki az apja karácsonyi nótájának jogdíjából éli felhőtlen és garantáltan munkamentes életét Londonban, egy ízben kifejti, hogyan néz ki egy átlagos napja. Ráérősen felkel, megfürdik, sétál, fodrászhoz megy, ott slendrián kócosra állíttatja a haját… egyszóval egy csomó laza programja van, amivel kitölti a gondtalan huszonnégy órákat, majd elkezd azon tűnődni, vajon mások, akiknek vele ellentétben dolgozniuk kell, hogyan oldják meg, hogy beszuszakolják a munkát ennyi tennivaló közé. Freeman esete jól példázza, hogy ha nincs semmi életbe vágó tennivalód, akkor is érezheted úgy, ki vagy futva az időből. (Nem tudom, volt-e már ilyen élményed nyaraláskor például: hiába a felhőtlen szabadság, csak nem tudtál végezni mindennel, amit beterveztél.)

Nem tudok dolgozni a sok munkától!

Parkinson a már említett írását egyébként nem is az idő rétestésztaként való nyújtásának szenteli, hanem javarészt a bürokrácia felesleges megnövekedésének, azaz a hathatatlansági együtthatónak. Biztos te is tapasztaltad különféle munkahelyeiden: minél nagyobbra növekszik a cég, annál több lesz benne az aktatologatás, a meetingek, a hivatalos körök folyama, mígnem az embernek az lesz a benyomása, magára a munkájára már szinte nincs is ideje, mert a tényleges feladatait beterítik a ciklonként körbeforgó bürokratikus elfoglaltságok.

Jó, de előtte egy kis ungabunga!

De térjünk vissza az eredeti kérdésünkhöz: vajon miért nem készülünk el idejében a feladatainkkal, illetve miért telik épp annyi időbe valaminek az elvégzése, amennyit rászánunk? Ezt az izgalmas problémát tovább színesíti néhány elgondolkodtató kísérlet. Az egyik vizsgálat során az alanyok egy öt perc alatt elvégezhető feladathoz „merő véletlenségből” kaptak még öt, illetve tizenöt percet, akik ezután valóban ki is használták a plusz időt az utolsó másodpercig. 

Egy másik kutatásban az alanyoknak eredetileg négy képről kellett véleményt formálniuk, ám amikor „kiderült”, hogy az utolsó, negyedik kép mégsem került be a vizsgálatba, jóval több időt töltöttek el a harmadikkal – ahelyett, hogy egyszerűen abbahagyták volna a feladatot a harmadik végeztével, aztán kalap, kabát. 

A belefeccölt extra idő sem jelent feltétlenül alaposabb munkát, erre pedig egy harmadik kutatás világított rá, amiből kiderült:

nem lesz feltétlenül precízebb, hibátlanabb vagy gondosabb az eredmény csak azért, mert a munkát kétszer annyi idő alatt végezték el.

Hogy mi ezekből a tanulság? Természetesen ez is javarészt egyénfüggő, ám ha gyakran úgy érzed, semmivel sem végzel idejében, lehet, hogy csak szorosabb határidőkkel kell dolgoznod!

Hogyan lehetsz időfutár? – 9 tipp az örökké maguk után rohanóknak

Ha azonban notórius szétcsúszó vagy, és az e-mailezésed fele abból áll, hogy mások sürgetnek, készülj már el (míg a másik felében te könyörögsz újabb határidőkért), talán hasznodra lesz a Forbesról szemezgetett néhány praktikus, hatékony időkezelési tanács:

1. 

Derítsd ki, mire megy el az időd java része, hol folynak ki az ujjaid közül a percek. Lehet, hogy jóval több időbe telik egy-egy feladat elvégzése, mint azt eddig gondoltad? Érdemes egy héten keresztül monitoroznod a tennivalóidat, vezess róluk listát az elvégzésükkel töltött idővel együtt, így hamar kiderül, mi a felelős a késlekedésért.

2. 

A feladat megkezdésekor állíts magad elé egy időhatárt, amikorra végezned kell. Ne hagyd, hogy bármi (bejövő üzenetek, telefon, kávézó munkatársak) letérítsen az útról!

3.

Tervezz előre! Mielőtt hazamész az irodából, gondold át, másnap milyen munkafolyamatok várnak rád, és ezeket reggel, ébredés után is vedd tételesen számba!

4.

Vedd előre a nemszeretem munkákat, az a tapasztalatom, hogy jobb túlesni rajtuk minél előbb. Így nem nyomaszt annyi ideig, ráadásul reggel, friss aggyal még hatékonyabban és gyorsabban végezhetsz velük. Ahogy Mark Twain fogalmazott: „Ha az a feladatod, hogy megegyél egy békát, legjobb, ha kora reggel esel neki. És ha az a feladatod, hogy két békát egyél meg, kezdd a nagyobbikkal.”

5.

Számolj le a félmunkákkal! Ha valamihez fogsz, csak arra koncentrálj, ne kezdj el közben telefont nyomkodni, elábrándozni vagy utánanézni felesleges dolgoknak (például az Egy fiúról című filmnek a cikkedhez vágó tíz másodperces passzusa felkutatásának, mindhiába…).

6.

Tanulj meg delegálni. Sokan beleesnek abba a hibába, hogy nem osztják le, nem adják ki a feladatokat másoknak, inkább megcsinálják „gyorsan, mert úgy egyszerűbb”. 

7.

Ne akarj maximalista lenni. Tedd meg a tőled telhető legjobbat, pipáld ki a feladatot, és lépj tovább.

8.

Tanulj meg nemet mondani. Ha már így is elég púp van a hátadon, ne vállalj be csak azért extra feladatokat, mert nem szeretnéd megbántani azt, aki ezt épp készül rád lőcsölni.

9.

Tömbösíts. Végezd el egyben a hasonló feladatokat, telefonálj annak a három embernek, akinek a felhívását napok óta halogatod, az e-mailek megválaszolására pedig szánj időt reggel és este, netán minden óra utolsó tíz percét. Így közben hatékonyan koncentrálhatsz más feladatodra.

+ 1.

Gratulálj magadnak, ha sikerült kellő időben végezned, például leadtad A határidő a legjobb múzsa – Avagy: miért vagyunk képtelenek bármivel is idejében végezni? című cikkedet. Méghozzá időre, a tervek szerint.

Fiala Borcsa

További forrás: ITT